คนไทยนั้นมีความคิดแปลก ๆ เมื่อพูดถึงการเขียนเมลล์ หรือจดหมายภาษาอังกฤษ เราคิดว่าเราต้องใช้คำศัพท์พิเศษ และต้องเขียนให้เพราะเหมือนเช็คสเปียร์

แต่ความจริงที่คุณอาจจะไม่รู้ก็คือ…

วิธีที่ดีที่สุดในการเขียนเมลล์ภาษาอังกฤษ ควรจะ:

เขียนแบบง่าย ๆ

ตรงประเด็น

ไม่ต้องเป็นทางการ (นอกซะจากว่าคุณจะเขียนเมลล์นั้นให้กษัตริย์ แต่เบญขอเดาว่าไม่น่าจะใช่นะคะ)

อย่างที่พูดไปบ้างแล้ว เบญมีเคล็ดลับอื่นอีกที่จะช่วยให้การเขียนเมลล์ภาษาอังกฤษครั้งต่อไปของคุณดีขึ้นยิ่งกว่าเดิม!

7 เคล็ดลับ เขียนเมลล์ภาษาอังกฤษที่ต้องรู้

1. เริ่มต้นด้วยคำว่า Hi, (ตามด้วยชื่อคนที่เราส่งหา) และหลังจากนั้นก็เริ่มพิมพ์สิ่งที่เราต้องการจะสื่ในเมลล์นี้ได้เลยจ้า

2. เขียนหัวข้อที่ชัดเจน และใช้เครื่องหมายหัวข้อเท่าที่จำเป็น ถ้าเขียนเมลล์ที่ยาว หรือมีหลายเรื่องที่ต้องพูดถึง จะได้อ่านง่ายขึ้น

3. ใช้คำศัพท์ที่เข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงคำศัพท์ที่ซับซ้อนหรือว่าคำศัพท์เฉพาะทาง

4. ตรวจแก้ไขคำผิด ก่อนที่จะส่งเมลล์ไป เช็คให้แน่ใจว่า ไม่มีคำที่เราสะกดผิด หรือว่าเขียนผิดหลักไวยากรณ์ Grammarly ช่วยคุณได้แน่นอน

Grammarly เป็นโปรแกรมตรวจคำผิดภาษาอังกฤษให้กับเราแบบอัตโนมัติ ใช้ได้กับทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นสถานะบนเฟซบุคของคุณ ทำรายงานภาษาอังกฤษ หรือแม้แต่เขียนเมลล์ภาษาอังกฤษ

ไม่ใช่แค่จะช่วยแก้คำผิดอย่างเดียว แต่ Grammarly จะช่วยแนะนำคำที่เราควรใช้ หรือประโยคที่เราควรเปลี่ยน เพื่อที่จะฟังดูเหมือนเจ้าของภาษามากขึ้นด้วย

ดูวิธีใช้ Grammarly เต็ม ๆ ได้เลย หรือจะโหลดใช้ฟรีก็ได้

5. เขียนเมลล์ด้วยน้ำเสียงสุภาพ ใช้คำว่า Please และ Thank you เสมอ โดยเฉพาะถ้าคุณต้องขอความช่วยเหลือจากคนในเมลล์

6. ใช้ signature block ที่จะจบจดหมายด้วย ชื่อ ตำแหน่ง และข้อมูลการติดต่อของคุณ

ทำง่าย ๆ โดยการเข้าไปในเมลล์ของคุณ เลือก settings หรือ options หลังจากนั้นเลือก signature และก็จะมีหน้าต่างขึ้นมาให้คุณใส่ข้อมูล

และก็บันทึกไว้ใช้ได้ตลอดเลยค่ะ ตอนที่เขียนเมลล์ภาษาอังกฤษ ไม่ต้องมานั่งพิมพ์ใหม่

7. เขียนเมลล์ให้กระชับ ได้ใจความ เพราะทุกคนที่เราคุยด้วยเค้าก็ยุ่งและมีงานอื่นที่ต้องทำ เราแสดงความใส่ใจโดยการไม่พิมพ์ลากยาวเกิน ใช้คำที่จะเป็นพอ

สุดท้ายนี้ สิ่งที่จะลืมไม่ได้เลยก็คือ การเช็คชื่อ อีเมลล์ ของคนที่เราจะส่งไปให้ ว่าถูกต้องมั้ย สะกดผิดหรือเปล่า และอ่านข้อมูลทั้งหมดอีกรอบ ว่าครบถ้วนมั้ย

คำที่ไม่ควรใช้ในการเขียนเมลล์ภาษาอังกฤษ

สิ่งที่หลายคนทำผิดพลาดในการเขียนเมลล์ก็คือการใช้คำที่เป็นทางการเกินไป ทำแปลก ๆ ที่คนปกติไม่เข้าใจ และก็ไม่ได้ใช้กันจริงในชีวิตประจำวัน

วิธีที่ดีที่สุดก็คือการเขียนเหมือนเวลาคุณพูด

และนี่เป็นตัวอย่างคำที่คุณควรหลีกเลี่ยงในการเขียนเมลล์ภาษาอังกฤษ:

“I apologize” ใช้คำว่า I'm sorry แทนดีกว่า ฟังดูจริงใจกว่าค่ะ

“I wanted to reach out”

“Regarding”

“Per your request”

“I have done [this action] per your request” ใช่คำว่า “I've done that” ฟังดูเป็นธรรมชาติกว่า

“As per our previous correspondence” หรือ “As previously discussed” ให้ใช้คำว่า “As we talked about”

“Sincerely yours/Kind regards/Yours Faithfully” ใส่เป็นคำว่า “Thanks” หรือ “Talk soon” ตอนจบของเมลล์จะน่าฟังมากกว่า

“For your attention”

“At your earliest convenience” ใช้คำว่า “as soon as you can”

ตัวอย่างการเขียนเมลล์ภาษาอังกฤษ

1. ตัวอย่างการเขียนเมลล์ภาษาอังกฤษในที่ทำงาน

นี่เป็นตัวอย่างการเขียนเมลล์เรื่องเกี่ยวกับการนัดเวลาประชุม หรือคุยเรื่องโปรเจค ซึ่งน้ำเสียง และการใช้คำก็มีความทางการหน่อย ๆ

ตัวอย่างที่ไม่ควรทำ

Dear [Name],

I hope this email finds you well. I would like to request a meeting with you to discuss a project proposal that I am currently working on. The project aims to improve efficiency in our department and I believe that your input and expertise would be invaluable.

The proposed meeting would take place next Wednesday at 2:00 PM in the conference room on the 10th floor. Please let me know if this time and location works for you or if you would prefer to schedule the meeting for a different time.

I have attached a copy of the project proposal for your review prior to the meeting. Please let me know if you have any questions or concerns about the proposal.

Thank you for your time and I look forward to discussing the proposal with you.

Best regards,

[Your Name]

ตัวอย่างที่ควรทำ

Hi [name]

I'd love to meet with you to talk about a project proposal I'm working on. The purpose of the project is to make the depart run as efficiently as possible and I believe you could offer some valuable insight.

Is Wed 2pm good for you? If not let me know and we can schedule another time. We can meet in the conference room on the 10th floor.

I have attached a copy of the proposal so you can check it out before the meeting. Let me know if you have any questions.

Thanks for your time and I look forward to meeting with you.

[Name]

2. ตัวอย่างการเขียนเมลล์ภาษาอังกฤษทั่วไป

และนี่เป็นตัวอย่างของการเขียนเมลล์หาคนที่เราคุ้นเคย ชวนเค้ามางานวันเกิดเรา โดยใช้คำที่เป็นกันเอง และไม่เป็นทางการเลย

ตัวอย่างที่ไม่ควรทำ

Hey [Name],

I hope you're doing well! I just wanted to remind you that my birthday party is coming up this weekend and I would love for you to come! It's going to be at my place on Saturday at 7pm. There will be cake, drinks, and good company.

Please let me know if you can make it. Also, please let me know if you have any dietary restrictions so I can plan accordingly.

Can't wait to see you there!

Best, [Your Name]

ตัวอย่างที่ควรทำ

Hey [Name],

I hope you're doing well! I'm throwing a birthday party this weekend and I would love for you to come! It's going to be at my place on Saturday at 7pm. There will be cake, drinks, and good company.

Let me know if you can make it and if you have any dietary restrictions.

Hopefully see you there!

[Your Name]

สิ่งที่อยากจะบอกสุดท้ายก็คือการ ว่าเลือกคำศัพท์ หรือว่าเลือกโทนการใช้ในการเขียนเมลล์ภาษาอังกฤษนั้น สุดท้ายแล้วขึ้นอยู่กับสถานการณ์ และคนที่เราส่งหาค่ะ